Focus Jordan : Assistant Conduite de projet
Vous trouverez plusieurs offres d’emploi où il est décrit qu’il est recherché un chef de projet. Cependant, en fonction de votre rôle (MOE ou MOA), les compétences demandées peuvent différer. Nous allons traiter ici du métier de chef de projet en maîtrise d’ouvrage. Nous présenterons ce que l’on n’apprend pas nécessairement à l’école, ce qui n’est pas forcément dit lors d’un entretien d’embauche, ce petit plus qui fait la différence entre un profil junior et un profil un peu plus expérimenté. Une série de conseils que nous devons entendre au moins une fois pour faciliter la prise de poste ou le développement dans le métier.
En tant que chef de projet, qui plus est en maitrise d’ouvrage, la plus grande complexité se trouve dans l’appréhension de l’environnement. En effet, ce poste implique d’être le point central pour une multitude d’intervenants qui peuvent être internes ou externes à l’entreprise (ex : maintenance, service juridique, bureau d’étude, mairie, …). Ces différents acteurs peuvent avoir des intérêts divergeant ce qui peut être frein au projet. Dans ce contexte, l’expression « avoir une main de fer dans un gant de velours » prend tout son sens.
Ci-dessous une liste, non exhaustive mais pas moins utile, de conseils pour tenter de mieux appréhender votre environnement.
- Conseil n°1 : Quand on ne sait pas, on demande !
Cela peut paraître assez évident, mais prend tout son sens dans le métier de chef de projet MOA. En effet, vous pouvez être amené à rencontrer une multitude de personnes sur des sujets divers, dans des domaines divers que vous ne maitrisez pas forcément. Repartir avec des incertitudes, pour faire des actions approximatives peut être nuisible au projet. Vous pouvez être amené à travailler sur des projets à plusieurs millions d’euros où un simple « oui », « non », « on attend », « je m’en occupe plus tard », peut avoir des conséquences financières importantes. N’oubliez pas que derrière chacune de vos décisions il y a des personnes, des services et des entreprises qui vont travailler. Vous êtes garant de la cohérence du tout.
- Conseil n°2 : Rédiger un organigramme
Au vu de la multitude d’interlocuteurs, vous risquez de vite être perdu sur les fonctions et la place de chacun. Il est important d’identifier les personnes décisionnaires par rapport à vos problématiques. Il est important d’avoir un point d’entrée pour chaque type d’interlocuteur. Cela permet un gain de temps non négligeable et garantie d’avoir une information juste dans les meilleurs délais.
- Conseil n°3 : Toujours avoir un plan B
Peu importe le projet, vous vous retrouverez toujours à un moment donné face à ces « petits travaux », pas chers, pas compliqués, mais que personne ne veut prendre en charge. Par conséquent, ils sont surfacturés ou retardés. Pour ces « petits travaux » facilitant grandement le travail de tous, nous vous conseillons de toujours avoir sur le côté l’entreprise à tout faire. Cette entreprise avec qui vous avez de très bonnes relations, que vous pouvez appeler à n’importe quel moment pour différents types de travaux.
- Conseil n°4 : Toujours avoir des traces écrites
Peu importe la décision, il faut des traces écrites. Vous allez être sollicité, vous l’aurez compris, par une multitude de personnes qui vous demanderont une multitude de choses. La justification écrite permet d’officialiser la demande, de garder une preuve de la requête et d’éviter les erreurs de compréhension.
Il est aussi judicieux de rédiger un document énumérant toutes les actions que vous devez réaliser, que ce soit pour de l’opérationnel ou juste rappeler quelqu’un. En général il existe un document de suivi pour les grandes étapes du projet et les actions des MOE. En revanche, il est de votre responsabilité de faire votre propre suivi. Cela permet de ne pas oublier, car comme cité précédemment, chaque décision, retard ou avancement à des conséquences financières.
- Conseil n°5 : Etre un bon communiquant
Il est important de contrôler le flux d’informations que vous diffusez. Il faut donner la bonne information, à la bonne personne, au bon moment. Il faut également gérer la fréquence de communication. Par exemple, vous n’allez pas diffuser le même niveau de détail sur le projet à vos MOE, contrôleur de gestion ou à votre hiérarchie. Ce travail vous permettra d’éviter de perdre en crédibilité et gagner du temps dans les prises de décision.
La communication, c’est aussi savoir être diplomate. Vous devez tenter de satisfaire les besoins de chaque partie prenante sans compromettre le projet. Par moment, c’est dire des choses qui fâchent, c’est expliquer que les attentes de certains ne pourront pas être satisfaites.
- Conseil n°6 : Savoir prioriser
Vous avez surement dû l’entendre plus d’une fois, il faut être capable de prioriser les actions en fonction de ce qui est important et urgent. Dans un projet il y a ce qui est prévu, puis les imprévus et aléas. C’est votre rôle de prendre les meilleures décisions pour faire avancer le projet. Pour prioriser il est important de se baser sur les indicateurs coût, qualité et délais afin de mesurer l’impact de vos décisions. Nous pensons assez rapidement aux actions entrainant des coûts directs. Cependant, certaines actions peuvent entrainer des coûts indirects, comme par exemple la communication des informations en temps réel à tous les interlocuteurs. Par moment, il est préférable de retarder la communication et profiter de ce délai pour tenter de trouver des pistes de solutions. Communiquer sur les problèmes sans proposer de solution, laisse un sentiment de manque de contrôle de la situation et peut affoler les différentes parties prenantes, car votre problème sera devenu leur problème.
En espérant que vous avez pris du plaisir à lire cet article, sachez que l’expertise d’Oxiam sur le sujet nous permet de vous accompagner au mieux dans le développement de votre carrière.
Christopher, Chef de projet AMOA
Related posts
